Czas na Herbatę

Czas na Herbatę to jedna z najbardziej rozpoznawalnych polskich marek detalicznych, działająca na rynku od ponad 29 lat i ciesząca się zaufaniem ponad 725 tysięcy klientów. W jej ofercie znajduje się ponad 250 rodzajów herbat i autorskich mieszanek, dostępnych w kilku kanałach sprzedaży, w tym w sklepie internetowym.

Bezpiecznie przenieśliśmy sklep z PrestaShop na WordPress z WooCommerce. Następnie zintegrowaliśmy platformę z dedykowanym systemem ERP, tworząc scentralizowane środowisko do zarządzania treściami, produktami, obsługą klienta i działaniami marketingowymi. Przełożyło się to na poprawę doświadczenia klientów i znacznie usprawniło procesy operacyjne.

Lokalizacja

Polska

Branża

Retail Ecommerce

Technologie

WooCommerce WordPress + Gutenberg Ambiscale Cloud Datacenter GA4 integracja Allegro integracja TrustMate

Wyzwanie

Czas na Herbatę to polska marka herbaciana oferująca szeroki wybór herbat, ziół, kaw, akcesoriów i zestawów prezentowych. Firma obsługuje klientów w 74 stacjonarnych salonach firmowych, 35 franczyzowych oraz online. Celem projektu było zaprojektowanie i wdrożenie nowej platformy e-commerce, która wspierałaby zarówno codzienną sprzedaż, jak i długoterminowy rozwój biznesu. Dotychczasowe rozwiązanie zmuszało zespół do zarządzania treściami marketingowymi i obsługą zamówień e-commerce w dwóch oddzielnych środowiskach.

Zespół zarządzał produktami i zamówieniami w PrestaShop, a treściami – w WordPressie. Taki podział niepotrzebnie komplikował codzienną pracę zespołu, utrudniał utrzymanie contentu i ograniczał elastyczność dalszego rozwoju platformy online. Dodatkowo obsługa zamówień wymagała wielu ręcznych działań, również w procesach związanych z fakturami.

Platforma nie miała też w pełni rozwiniętego panelu klienta, a jej utrzymanie i skalowanie stawały się coraz bardziej wymagające.

Naszym celem było stworzenie jednego, spójnego środowiska do zarządzania sklepem, treściami, klientami, zamówieniami, promocjami i integracjami. Zarekomendowaliśmy WordPress z WooCommerce jako elastyczną, znaną zespołowi i skalowalną podstawę, którą można dopasować do procesów operacyjnych – bez konieczności zmiany sposobu pracy zespołu.

Jednocześnie klient miał obawy, czy WordPress będzie wystarczająco wydajny dla złożonego projektu e-commerce. Odpowiedzieliśmy na nie już na etapie discovery, pokazując, że przy odpowiedniej architekturze, infrastrukturze i standardach custom developmentu WordPress może działać jako elastyczny framework deweloperski – a nie wyłącznie jako system do zarządzania treścią.

Priorytetem było stworzenie kompletnej platformy operacyjnej, która ułatwi codzienną pracę, poprawi ścieżkę klienta, zachowa dane historyczne po migracji, wesprze SEO i pozostanie gotowa na dalszy rozwój.

Rezultaty

Nowy sklep internetowy Czas na Herbatę stał się silnym centrum dowodzenia e-commerce – scentralizowaną przestrzenią dla sprzedaży, operacji, marketingu i obsługi klienta. Daje to zespołowi większą kontrolę nad codzienną pracą i mocniejsze fundamenty pod dalszy rozwój.

Pomimo szerszej funkcjonalności sklep utrzymał wysoki poziom wydajności, osiągając bardzo dobre wyniki PageSpeed.

Łatwiejsze codzienne zarządzanie e-commerce

Nowa konfiguracja oparta na WordPressie i WooCommerce pozwoliła nam połączyć osobne workflow w jednym środowisku pracy. Zespół może teraz zarządzać produktami, treściami, zamówieniami, formularzami, zwrotami, reklamacjami, promocjami, komunikacją z klientami, i elementami marketingowymi z poziomu jednego panelu administracyjnego.

Dzięki temu aktualizacje są szybsze, złożoność operacyjna i ryzyko błędów są mniejsze, a klient zyskał bardziej spójne środowisko do jednoczesnego zarządzania treściami i sprzedażą.

Mniej pracy manualnej dzięki automatyzacji ERP

Zintegrowaliśmy sklep z dedykowanym systemem ERP klienta, aby zautomatyzować przepływ danych o zamówieniach i fakturach. Zamówienia są teraz automatycznie przesyłane do ERP, a faktury, generowane w ERP, można pobrać bezpośrednio z panelu konta klienta.

Ograniczyło to powtarzalną pracę manualną po stronie zespołu i ułatwiło klientom dostęp do dokumentów. Integracja obejmuje również mechanizmy obsługi błędów, takie jak możliwość ponownego wysłania zamówienia do ERP, gdy jest to potrzebne, co daje zespołowi większą kontrolę nad procesem.

Płynniejsze doświadczenie zakupowe dla klientów detalicznych i B2B

Nowy sklep został zaprojektowany tak, aby ułatwiać klientom odkrywanie produktów i ponawianie zakupów. Użytkownicy mogą korzystać z zaawansowanego wyszukiwania opartego na kodach produktów, składnikach, efektach działania oraz niestandardowych słowach kluczowych. Wdrożyliśmy także usprawnione filtrowanie i sortowanie oraz możliwość dodawania wybranych wariantów do koszyka bezpośrednio z list produktów – funkcję, która nie była dostępna w PrestaShop.

Narzędzia marketingowe gotowe na kampanie sezonowe

Czas na Herbatę regularnie prowadzi sezonowe oferty, promocje, newslettery i rekomendacje produktowe, a okazje prezentowe są ważnym elementem kalendarza sprzedażowego marki. Nowa platforma daje zespołowi większą swobodę w planowaniu i obsłudze tych działań bezpośrednio z poziomu sklepu.

Wdrożyliśmy mechanizmy promocji i rabatów dla wybranych kategorii, kupony, rekomendacje produktowe, linki promocyjne, karty podarunkowe, rabaty grupowe oraz funkcje dedykowane dla sprzedaży B2B.

Platforma e-commerce została zbudowana zgodnie z obowiązującymi regulacjami Unii Europejskiej i wymogami ochrony konsumentów, w tym z dyrektywą Omnibus, prawem odstąpienia od umowy oraz obowiązkami informacyjnymi wobec klientów.

Komunikacja najniższej ceny z ostatnich 30 dni nie ogranicza się tu do samego wyświetlania informacji. To inteligentny mechanizm, który korzysta z danych historycznych z archiwum cen i pomaga ograniczać ryzyko błędów w komunikacji cenowej.

Aby wspierać zaufanie i sprzedaż, zintegrowaliśmy sklep z platformą TrustMate, ułatwiając marce regularne pozyskiwanie opinii klientów. Dzięki temu zespół może sprawniej zbierać aktualny feedback po zakupach, budować społeczny dowód słuszności wokół oferty i wzmacniać poczucie pewności u nowych klientów wybierających produkty online.

Jeden workflow dla zamówień bezpośrednich i marketplace

Nowa platforma e-commerce jest również zintegrowana z Allegro, dzięki czemu zespół może centralizować obsługę zamówień ze wszystkich kanałów sprzedaży i zarządzać zamówieniami marketplace – zamiast traktować Allegro jako osobny proces operacyjny. Wszystkie zamówienia z różnych punktów sprzedaży trafiają bezpośrednio do jednej platformy, dając zespołowi pełniejszy obraz aktywności sprzedażowej i ograniczając konieczność przełączania się między systemami.

Z perspektywy biznesowej oznacza to szybszą obsługę zamówień, mniej kroków manualnych i niższe ryzyko błędów w codziennej obsłudze klienta. Ułatwia to również skalowanie operacji, ponieważ nowe zamówienia mogą być obsługiwane w ramach spójnego workflow – niezależnie od tego, gdzie klient je złożył.

Odpowiedź na potrzeby klientów detalicznych i B2B

Platforma zapewnia dostęp do historii zamówień, funkcji „zamów ponownie” oraz ulubionych, wspierając powtarzalne nawyki zakupowe. Klienci detaliczni i B2B mogą być teraz obsługiwani w jednym środowisku, ze ścieżkami zamówień dopasowanymi do ich potrzeb.

Bezpieczna migracja z zachowaniem historii klientów

Migracja danych objęła konta klientów, historię zamówień i kluczowe dane sklepu z PrestaShop. Po zmianie platformy klienci zachowali dostęp do swoich wcześniejszych zamówień – musieli jedynie zresetować hasła ze względów bezpieczeństwa.

Migracja SEO i analityki została przeprowadzona w ścisłej współpracy z zespołem Insightland, który wspierał Czas na Herbatę w obu tych obszarach. Po stronie analityki projekt obejmował pełną konfigurację e-commerce oraz wdrożenie consent mode, pomagając klientowi utrzymać wiarygodne zbieranie danych po zmianie platformy przy jednoczesnym poszanowaniu zgód użytkowników.

Z perspektywy SEO Insightland przygotował szczegółową strukturę serwisu i rekomendacje migracyjne dla rozbudowanego katalogu e-commerce, obejmującego niemal 100 kategorii na różnych poziomach lejka zakupowego. Na podstawie tych rekomendacji wdrożyliśmy techniczną stronę migracji, w tym przekierowania, dostosowanie struktury URL oraz wsparcie na poziomie platformy potrzebne do ochrony widoczności organicznej podczas przejścia.

Współpraca z Insightland pozwoliła przeprowadzić migrację w sposób bezpieczny technicznie i dobrze osadzony w celach biznesowych. Nowy sklep został uruchomiony bez utraty kluczowych danych klientów, a wdrożona konfiguracja SEO wspiera utrzymanie widoczności w wyszukiwarce po zmianie platformy.

Wydajność i infrastruktura przygotowane na rozwój

Nowy sklep zawiera więcej funkcji, integracji, narzędzi marketingowych oraz rozbudowany moduł obsługi klienta przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu wydajności jako jednym z kluczowych priorytetów. Platforma została przeniesiona na dedykowaną infrastrukturę w Ambiscale Cloud Data Center, z konfiguracją serwera i mechanizmami cache przygotowanymi pod kątem szybkości, stabilności i skalowalności.

Sklep służy również jako fundament dalszego rozwoju powiązanych marek, w tym eHerbata i Teaverso. Daje to klientowi reużywalną bazę techniczną, którą można dopasować do różnych identyfikacji wizualnych, logiki biznesowej oraz ścieżek B2B lub B2C.

Proces

Wielopoziomowy projekt połączył migrację z PrestaShop do WooCommerce, integrację ERP, migrację kont klientów, dodanie nowych funkcji zakupowych oraz narzędzi marketingowych, a także bezpieczną migrację SEO oraz przejście na dedykowaną infrastrukturę w Ambiscale Cloud Data Center.

Discovery

Zaczęliśmy od etapu discovery, skoncentrowanego na zrozumieniu procesów biznesowych klienta oraz wyzwań wynikających z istniejącej technologii. Przeanalizowaliśmy sposób obsługi zamówień, zwrotów, reklamacji, obsługi klienta, faktur, zarządzania produktami i aktualizacji treści.

Ten etap pozwolił nam zaprojektować platformę, która wspiera codzienną pracę zespołu, zamiast wprowadzać niepotrzebną złożoność.

Design

Redesign koncentrował się na przejrzystości, użyteczności oraz ścieżkach zakupowych wspierających konwersję. Uwzględniliśmy również wymagania dostępności cyfrowej i dobraliśmy wzorce interakcji zgodne z jej zasadami – szczególnie w obszarach takich jak działanie wyszukiwarki produktów czy akcje inicjowane przez użytkownika.

Jako platforma e-commerce sklep musiał być także przygotowany z myślą o wymogach wynikających z Europejskiego Aktu o Dostępności.

Implementacja

Zbudowaliśmy nowy sklep w WooCommerce + WordPress z Gutenbergiem jako warstwą edycji treści. Dzięki temu zespół klienta zyskał większą elastyczność w tworzeniu i aktualizowaniu treści bez konieczności angażowania deweloperów przy każdej zmianie.

Wdrożenie objęło zarówno zakupowe doświadczenie użytkowników, jak i operacyjną stronę sklepu. Stworzyliśmy dedykowane funkcje e-commerce, rozbudowaliśmy konta klientów i dodaliśmy angielską wersję językową sklepu, aby umożliwić prezentację oferty na kolejnych rynkach. Nowe rozwiązanie ułatwiło też użytkownikom wyszukiwanie produktów, czytanie opinii, odkrywanie rekomendacji i korzystanie z kart podarunkowych.

Aby wesprzeć codzienne zarządzanie sklepem, zintegrowaliśmy platformę z systemem ERP klienta i dodaliśmy mechanizmy obsługi zamówień z Allegro. Wdrożyliśmy również narzędzia promocyjne i funkcje wspierające marketing, dając zespołowi większą kontrolę nad kampaniami, widocznością produktów i bieżącymi działaniami sprzedażowymi.

Wdrożyliśmy także dedykowaną konfigurację śledzenia zdarzeń GA4 dla nowego sklepu, zaprojektowaną przez Insightland. Dało to klientowi czystsze podstawy analityczne do monitorowania zachowania użytkowników, wyników e-commerce i wpływu kampanii marketingowych.

Migracja i uruchomienie

Przenieśliśmy pełne dane z PrestaShop do WooCommerce, w tym:

• produkty,
• klientów,
• historię zamówień,
• oraz kluczowe dane operacyjne.

Nie była to prosta zmiana platformy, lecz wielowarstwowa migracja obejmująca dane, SEO, infrastrukturę, integracje i codzienną logikę operacyjną sklepu.

Aby launch zakończył się sukcesem, każdy element musiał zostać starannie zaplanowany i zweryfikowany. Informacje produktowe, rekordy klientów, historyczne zamówienia, przekierowania, przepływy danych związane z ERP oraz nowe środowisko hostingowe musiały płynnie współdziałać w nowej konfiguracji WooCommerce.

Uruchomienie zostało skoordynowane z Insightland w celu ochrony wartości SEO oraz z naszym zespołem infrastrukturalnym, ponieważ serwis został jednocześnie w całości przeniesiony do dedykowanej chmury Ambiscale Cloud Data Center. Proces był wymagający, ale zakończył się sukcesem, pozostawiając klienta ze stabilną, dobrze zintegrowaną platformą gotową na dalszy rozwój.

AI i dalszy rozwój

Po uruchomieniu sklep został również wsparty asystentem sprzedaży AI wdrożonym przez KODA, który odpowiada na najczęściej zadawane pytania dotyczące produktów i zamówień..

Współpraca jest kontynuowana w modelu stałego rozwoju, dzięki czemu klient może dalej usprawniać sklep, optymalizować procesy i rozszerzać platformę na nowe marki.

Technologia

Choć projekt był silnie zorientowany biznesowo, solidne fundamenty technologiczne były kluczowe dla osiągnięcia oczekiwanych rezultatów.

Platforma obejmuje:

• WordPress z Gutenbergiem,
• WooCommerce,
• dedykowaną integrację ERP,
• GA4 i dedykowane śledzenie zdarzeń zaprojektowane z Insightland,
• integrację TrustMate,
• integrację PushAd,
• obsługę zamówień z Allegro,
• dedykowane mechanizmy promocji i kuponów,
• komunikację cenową zgodną z Omnibusem oraz innymi obowiązującymi regulacjami Unii Europejskiej i wymogami ochrony konsumentów,
• rozszerzenia konta klienta,
• zaawansowane wyszukiwanie,
• konfigurację wielojęzyczną,
• infrastrukturę Ambiscale Cloud Data Center,
• cache i optymalizację wydajności po stronie serwera,
• asystenta sprzedaży AI wdrożonego przez KODA.

Efekt końcowy

Nowa platforma Czas na Herbatę znacząco usprawnia doświadczenie zakupowe z perspektywy klienta. Bardziej przejrzyste ścieżki użytkownika, rozbudowane funkcje konta, łatwiejsze odkrywanie produktów oraz dodatkowe formy interakcji z ofertą sprawiają, że zakupy są wygodniejsze i bardziej angażujące. Platforma jest również szybka i dostępna cyfrowo, dzięki czemu cały proces zakupowy przebiega płynniej dla wszystkich użytkowników.

Jednocześnie rozwiązanie zapewnia zespołowi klienta stabilniejsze i bardziej niezawodne środowisko operacyjne. Integracja z ERP oraz lepiej połączone procesy ograniczają pracę manualną, usprawniają obsługę zamówień i pozwalają szybciej reagować na potrzeby klientów. Silniejsze wsparcie operacyjne przekłada się bezpośrednio na wyższą jakość obsługi, a w efekcie – na bardziej satysfakcjonujące doświadczenie zakupowe.

Migracja sklepu? Porozmawiajmy o Twoim projekcie.

Skontaktuj się